Spotkania rzeczywiste coraz częściej przenoszą się do świata wirtualnego. Wideokonferencje zyskały ostatnimi czasy ogromną popularność, znacząco ułatwiając pracę zespołową. Globalne firmy, gdzie członkowie zespołu niejednokrotnie są rozproszeni w różnych szerokościach geograficznych, dzięki konferencjom online są w stanie płynnie komunikować się w czasie rzeczywistym z różnych zakątków świata. Wideokonferencje nie oznaczają, że spotkania interpersonalne tracą na wartości. W dalszym ciągu są to zebrania twarzą w twarz, gdzie swobodnie można wymieniać się informacjami, ideami i poglądami.
Jak zorganizować wideokonferencję?
Przeprowadzenie wideokonferencji w firmie wymaga sporych nakładów pracy – http://nextech.pl/technologia/cztery-istotne-funkcje-ktore-sa-potrzebne-do-prowadzenia-wideokonferencji. Zadania należy podzielić pomiędzy członków zespołu. Konieczne jest wyznaczenie osób, których zadaniem będzie monitorowanie przebiegu konferencji online pod kątem technicznym i szybka reakcja na ewentualne awarie.
Podobnie jak w przypadku tradycyjnych konferencji, konieczne jest opracowanie merytorycznej strony spotkania. Docelowa grupa odbiorców, tudzież pracownicy firmy, winni być z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym poinformowani o spotkaniu. W przypadku międzynarodowych firm należy wziąć pod uwagę różnice w strefach czasowych.
Wybór platformy
Przy wyborze platformy, na której ma odbyć się konferencja online, należy wziąć pod uwagę:
- liczbę uczestników spotkania,
- funkcje platformy i języki, w jakiej jest obsługiwana (np. pokój webinarowy, czat, panel klienta; możliwości przeprowadzania prezentacji, współdzielenie ekranów, możliwość rejestrowania konferencji),
- czy platforma uruchamia się przez specjalnie dedykowany dla niej program, czy też jest możliwość korzystania z niej za pomocą przeglądarki internetowej,
- jakość dźwięku i obrazu oferowaną przez platformę.
Obraz i dźwięk
Przy organizowaniu wideokonferencji nie można pominąć aspektów technicznych. Równie ważna, co jakość obrazu, jest jakość dźwięku. Jeśli podczas spotkania online w pomieszczeniu konferencyjnym jest kilka osób, konieczna jest inwestycja w mikrofon, który będzie równomiernie zbierał dźwięki od wszystkich uczestników zgromadzenia. Mikrofony, które są wbudowane w laptopy zbierają dźwięk jednokierunkowo, przez co słyszalność osób usytuowanych, np. z tyłu komputera jest znacznie utrudniona.
Oprócz dobrej jakości mikrofonu warto zainwestować w kamerę. Wybierając urządzenie, należy kierować się przede wszystkim rozdzielczością. Optymalna rozdzielczość to minimum 720p (1280×720), niemniej zalecana jest wyższa rozdzielczość o wartości 1080i (1920×1080).
Na rynku dostępne są również gotowe zestawy do wideokonferencji, sterowane z poziomu dołączonego do nich dotykowego ekranu. Wyposażone w kamery i mikrofony, rozwiązują problem jakości dźwięku i obrazu. Minusem takiego rozwiązania jest koszt zestawy, sięgający do nawet kilkunastu tysięcy złotych.
Otoczenie
Organizując wideokonferencję nie można zapomnieć o pomieszczeniu, w którym odbędzie się spotkanie. Zaleca się przeprowadzenie prób jakości dźwięku i obrazu, poprzez ułożenia kamer i mikrofonów. Pozwoli to uniknąć niechcianych zakłóceń w trakcie spotkania online. Pomieszczenie powinno być odpowiednio wyciszone i umeblowane w sposób niezakłócający akustyki.
