Jak zorganizować i przeprowadzić wideokonferencję?

Spotkania rzeczywiste coraz częściej przenoszą się do świata wirtualnego. Wideokonferencje zyskały ostatnimi czasy ogromną popularność, znacząco ułatwiając pracę zespołową. Globalne firmy, gdzie członkowie zespołu niejednokrotnie są rozproszeni w różnych szerokościach geograficznych, dzięki konferencjom online są w stanie płynnie komunikować się w czasie rzeczywistym z różnych zakątków świata. Wideokonferencje nie oznaczają, że spotkania interpersonalne tracą na wartości. W dalszym ciągu są to zebrania twarzą w twarz, gdzie swobodnie można wymieniać się informacjami, ideami i poglądami.

Jak zorganizować wideokonferencję?

Przeprowadzenie wideokonferencji w firmie wymaga sporych nakładów pracy – http://nextech.pl/technologia/cztery-istotne-funkcje-ktore-sa-potrzebne-do-prowadzenia-wideokonferencji. Zadania należy podzielić pomiędzy członków zespołu. Konieczne jest wyznaczenie osób, których zadaniem będzie monitorowanie przebiegu konferencji online pod kątem technicznym i szybka reakcja na ewentualne awarie.

Podobnie jak w przypadku tradycyjnych konferencji, konieczne jest opracowanie merytorycznej strony spotkania. Docelowa grupa odbiorców, tudzież pracownicy firmy, winni być z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym poinformowani o spotkaniu. W przypadku międzynarodowych firm należy wziąć pod uwagę różnice w strefach czasowych.

Wybór platformy

Przy wyborze platformy, na której ma odbyć się konferencja online, należy wziąć pod uwagę:

  • liczbę uczestników spotkania,
  • funkcje platformy i języki, w jakiej jest obsługiwana (np. pokój webinarowy, czat, panel klienta; możliwości przeprowadzania prezentacji, współdzielenie ekranów, możliwość rejestrowania konferencji),
  • czy platforma uruchamia się przez specjalnie dedykowany dla niej program, czy też jest możliwość korzystania z niej za pomocą przeglądarki internetowej,
  • jakość dźwięku i obrazu oferowaną przez platformę.

Obraz i dźwięk

Przy organizowaniu wideokonferencji nie można pominąć aspektów technicznych. Równie ważna, co jakość obrazu, jest jakość dźwięku. Jeśli podczas spotkania online w pomieszczeniu konferencyjnym jest kilka osób, konieczna jest inwestycja w mikrofon, który będzie równomiernie zbierał dźwięki od wszystkich uczestników zgromadzenia. Mikrofony, które są wbudowane w laptopy zbierają dźwięk jednokierunkowo, przez co słyszalność osób usytuowanych, np. z tyłu komputera jest znacznie utrudniona.

Oprócz dobrej jakości mikrofonu warto zainwestować w kamerę. Wybierając urządzenie, należy kierować się przede wszystkim rozdzielczością. Optymalna rozdzielczość to minimum 720p (1280×720), niemniej zalecana jest wyższa rozdzielczość o wartości 1080i (1920×1080).

Na rynku dostępne są również gotowe zestawy do wideokonferencji, sterowane z poziomu dołączonego do nich dotykowego ekranu. Wyposażone w kamery i mikrofony, rozwiązują problem jakości dźwięku i obrazu. Minusem takiego rozwiązania jest koszt zestawy, sięgający do nawet kilkunastu tysięcy złotych.

Otoczenie

Organizując wideokonferencję nie można zapomnieć o pomieszczeniu, w którym odbędzie się spotkanie. Zaleca się przeprowadzenie prób jakości dźwięku i obrazu, poprzez ułożenia kamer i mikrofonów. Pozwoli to uniknąć niechcianych zakłóceń w trakcie spotkania online. Pomieszczenie powinno być odpowiednio wyciszone i umeblowane w sposób niezakłócający akustyki.

Rate this post

Zostaw odpowiedź

Twoj adres e-mail nie bedzie opublikowany.