Od końca marca 2020 roku obowiązują nowe przepisy, które znacznie ułatwiły działalność spółek. Od tego czasu zgromadzenia wspólników, walne zgromadzenia akcjonariuszy oraz prace zarządów i rad nadzorczych mogą odbywać się w formie zdalnej. Umożliwione zostało dokonywanie głosowania online przy użyciu systemów elektronicznych. Jakie wymagania formalne należy spełnić, by móc organizować zdalne zgromadzenia organów spółek kapitałowych? Kwestie te zostaną przedstawione w niniejszym artykule.
Walne zgromadzenie online – zmiany w przepisach
Istotną kwestią pozostaje, w jaki sposób zorganizować walne zgromadzenie, tak, by zachować wymaganą tajność głosowania, a z drugiej, aby pozostało w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami i wymogami. Ogólną zasadą jest, że na zgromadzeniach wspólników spółek kapitałowych, odbywające się głosowania są zawsze jawne. Wyjątek stanowią sytuacje opisane w kodeksie spółek handlowych, oraz od samych ustaleń wspólników. Podkreślić należy, że w określonych sytuacjach bezwzględny wymóg stanowi tajność głosowania. Będą to w szczególności sytuacje, w których chodzi o głosowania osobowe, pociąganie członków do odpowiedzialności, czy też ich odwoływanie i dokonywanie kluczowych wyborów. Zmiany w przepisach odwróciły nieco poprzedni stan formalny. Aktualnie dopuszcza się udział członków organów spółek lub akcjonariuszy w zgromadzeniu przy wykorzystaniu bezpośredniej komunikacji elektronicznej, w momencie, gdy umowa lub statut spółki nie zakazuje wprost takiego rodzaju posiedzeń. W nowych przepisach określono także, iż system stosowany do zgromadzenia zdalnego powinien gwarantować swobodną komunikację wszystkich jego uczestników. Jeśli chodzi o posiedzenia Rady Nadzorczej w formie zdalnej, podobnie, jak w przypadku walnego zgromadzenia, są one możliwe, jeśli umowa tego nie zakazuje.
Walne zgromadzenie online – jakie wymogi należy spełnić?
Regulacje związane ze zdalnym posiedzeniem zarządu określają, że może się ono odbywać na identycznych zasadach, jak w przypadku posiedzeń tradycyjnych. Istnieje jednak kilka kwestii, które, zgodnie ze znowelizowanymi przepisami ksh, należy wziąć pod uwagę, organizując posiedzenie zdalne. Przede wszystkim wybrany system musi zapewniać dwustronną komunikację wszystkich uczestników posiedzenia w czasie rzeczywistym, oraz gwarantować stosunkowo łatwy proces weryfikacji uprawnień, a także nieskomplikowaną obsługę samego systemu. Dodatkowo, jeśli posiedzenie dotyczy spółki publicznej, system powinien zapewniać prowadzenie transmisji z jej obrad. Konieczne jest wdrożenie rozwiązań, które ułatwią natychmiastowe przesłanie akcjonariuszowi potwierdzenia otrzymania głosu w formie elektronicznej, a na jego wniosek wygenerowanie potwierdzenia, że poprawnie zarejestrowano i policzono oddany głos.
Tajne głosowanie online – wymogi prawne
Organizując tajne głosowanie online, należy mieć na względzie kilka istotnych kwestii. Ze względu na fakt, iż znowelizowane przepisy nie poruszają kwestii tajności głosowań przeprowadzanych zdalnie, zapewnienie odpowiednich środków technicznych spoczywa na organizatorze głosowania. Przede wszystkim warto wybrać pewny i bezpieczny system umożliwiający tajne głosowanie, np.: taki jaki oferowany jest na https://privote.net. Przedsiębiorstwa często korzystają z wielu dostępnych aplikacji i narzędzi, które tego bezpieczeństwa nie zapewniają. Obecnie na rynku dostępnych jest niewiele narzędzi, które spełniałyby wymogi formalne ustawodawcy. Zastosowany system do tajnego głosowania online powinien zapewniać najwyższą integralność i bezpieczeństwo. Najlepiej, by system wideokonferencyjny, oraz system do głosowania był ze sobą spójny. Należy posłużyć się systemem, który oprócz weryfikacji głosujących gwarantuje również szyfrowanie oddanych głosów oraz eliminował możliwość wielokrotnego głosowania w jednej sprawie. Poprawność oddanego głosu to ważny czynnik, który ustawodawca bierze pod uwagę. Dostępne w sieci arkusze, formularze i ankiety stosowane do głosowania nie spełniają wymogów określanych przez ustawodawcę. Jedynie w pełni profesjonalne i zaufane systemy obsługujące zgromadzenia zdalne, weryfikują kworum przed rozpoczęciem każdego głosowania, a także monitorują jakość połączenia z głosującymi. Warto sięgnąć po bezpieczne rozwiązanie, ponieważ niewłaściwy dobór systemu naraża zarząd na ewentualne zarzuty w zakresie braku staranności w zarządzaniu sprawami spółki i ewentualne straty finansowe. Więcej o wymogach prawnych można przeczytać na stronie https://privote.net/pl/blog/poradniki/glosowania-online-wymogi-prawne.
Kto wie czy przy obecnej skali pandemii nie będzie to jedyny sposób odbywania posiedzeń ;(