Chociaż popularność elektronicznej dokumentacji rośnie, nadal nawet niewielkie przedsiębiorstwa zmagają się z ogromną papierologią. Sprawa jeszcze bardziej komplikuje się w przypadku średnich i dużych firm. Problem polegający na tym, że nie do końca wiadomo, jak w pełni bezpiecznie zniszczyć akta, dotyczy niemal każdej działalności gospodarczej, bez względu na to, jakiej branży ona dotyczy. Jedynym skutecznym i całkowicie bezpiecznym rozwiązaniem jest profesjonalne niszczenie dokumentów przez wyspecjalizowanego usługodawcę.
Po powierzeniu czynności niszczenia akt odpowiedniej firmie, nadal u osoby zlecającej może pojawić się wątpliwość związana z bezpieczeństwem akt podczas transportu. Taki dyskomfort jest zrozumiały – w końcu dokumentacja, często zawierająca bardzo wrażliwe dane, trafia w ręce zewnętrznego podmiotu. Aby zrealizować normę DNI 66399 (trzeci stopień tajności poufnych dokumentów) i zapewnić klientom pewność i pełen komfort psychiczny, firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów korzystają z systemu bezpiecznych pojemników.
Jak przeprowadza się w pełni bezpieczny proces niszczenia dokumentów?
Oprócz kwestii związanych z użyciem profesjonalnej instalacji do niszczenia akt, ogromną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa danych, odgrywa system specjalnych pojemników. Rzetelne przedsiębiorstwa zajmujące się niszczeniem dokumentów, dbają o:
- Dostarczenie pojemników do klienta
W zależności od potrzeb danej firmy, stosuje się pojemniki o pojemności od 70 do nawet 600 litrów. Profesjonalne przedsiębiorstwa, często oferują pomoc w ich zapełnieniu (taką usługę proponuje np. Rhenus Data Office Polska), dzięki czemu proces odbioru akt przebiega sprawniej.
- Szczelne zamknięcie i zabezpieczenie pojemnika
Jeśli zdecydujemy się na rzetelną firmę, pojemnik zostanie szczelnie zamknięty w naszej obecności, a potwierdzenie przekazania dokumentów potwierdzimy elektronicznym podpisem. Aby formalności stało się zadość, powinno zostać wygenerowane specjalne potwierdzenie, zawierające m.in. numer seryjny pojemnika oraz identyfikator konkretnego przewoźnika.
- Transport pojemnika do instalacji niszczącej
Dokumentacja niezwłocznie trafia do punktu, w którym firma utylizuje akta, bez przystanków lub jakiegokolwiek kontaktu osób trzecich z pojemnikiem.
Pojemniki służące do przewożenia akt, muszą być wykonane z odpowiednio trwałych materiałów; najczęściej wykorzystuje się mocny plastik lub aluminium. Powinny być też wyposażone w solidny zamek zabezpieczający otwór wrzutowy. Profesjonalne rozwiązania posiadają również specjalne oplombowanie, które wskazuje na to, że od czasu zamknięcia pojemnika przy kliencie, nikt nie miał dostępu do jego wnętrza.
Dla dodatkowej wygody podczas załadunku dokumentów, w tego typu konstrukcjach uwzględnia się również niewielkie kółeczka (dotyczy to zwłaszcza wariantów o większej pojemności). Wszystkie te kroki podejmowane są po to, aby całkowicie wykluczyć ryzyko trafienia dokumentów w niepowołane ręce i usprawnić proces przewozu akt.
O czym warto pamiętać, zanim zleci się niszczenie dokumentów?
System bezpiecznych pojemników pozwala na sprawne zabezpieczenie akt, a potem, na bezzwłoczne i w pełni bezpieczne przewiezienie ich do punktu, w którym nastąpi utylizacja. Wszystko dzieje się ekspresowo, dlatego, zanim wypełnimy pojemnik aktami, warto dokładnie je przejrzeć. To wykluczy ryzyko pozbycia się dokumentu, który wcale nie był przeznaczony do niszczenia. Przechowywanie dokumentów to jeden z wielu obowiązków przedsiębiorcy.
Warto sprawdzić, po jakim okresie następuje przedawnienie dokumentów związanych z księgowością: rejestrów VAT, dowodów księgowych, ewidencji wyposażenia, środków trwałych, dokumentów inwentaryzacyjnych itp. Podobnie, terminy należy sprawdzić w przypadku dokumentacji ZUS oraz akt związanych z kadrami. Zanim więc pojemniki zostaną zapełnione, szczelnie zamknięte i przeznaczone do niszczenia, powinniśmy dokładnie przejrzeć akta, bo mogą się one różnić między sobą wymaganym prawnie okresem przechowywania.
Naginanie lub nieprzestrzeganie przepisów określających bezpieczne niszczenie dokumentów, może doprowadzić do konieczności zapłacenia wysokich kar. Z tego powodu oraz z powodu oszczędności czasu i wysiłku, dobrym pomysłem jest zlecanie tego procesu wyspecjalizowanym przedsiębiorstwom.
