Każdy, kto prowadzi firmę, stał kiedyś przed wyborem – własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe? Co jest korzystniejsze także z finansowego punktu widzenia? Oba rozwiązania mają swoje zalety i wady. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto wziąć pod uwagę kilka podstawowych kwestii.
Bez względu na to, czy ma się własną działalność gospodarczą, czy firmę zatrudniającą ponad 100 pracowników, trzeba prowadzić księgowość w formie pełnej lub uproszczonej. Już kilkuosobowe przedsiębiorstwa w pewnym momencie muszą zdecydować – zatrudnić dodatkowego człowieka, który zajmie się wszystkimi sprawami związanymi z księgowością? A może poszukać firmy zewnętrznej świadczącej usługi księgowe?
Księgowość wewnętrzna – zalety i wady
Wewnętrzna obsługa księgowa w Radomiu, Kielcach czy Warszawie wymaga poniesienia kosztów już na starcie. Zatrudnienie pracownika oznacza konieczność zorganizowania mu miejsca pracy – podstawa to biurko, krzesło i komputer – oraz zakup potrzebnego profesjonalnego oprogramowania. Do tego później dochodzą koszty wynagrodzenia i ewentualnych szkoleń, bo w tej branży trzeba być na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami. Ale… wewnętrzna księgowość to szybki przepływ informacji. Dodatkowo osoba na etacie będzie wdrożona w sprawy firmy i błyskawicznie zareaguje w razie ewentualnych wątpliwości.
Jednak w przypadku zatrudnienia pojedynczej księgowej albo – w zależności od potrzeb – stworzenia całego działu księgowego w firmie trzeba się również liczyć z nieprzewidzianymi nieobecnościami spowodowanymi np. chorobą. Nieobecność równa się w tym wypadku przestojowi lub opóźnieniom w rozliczeniach, a to może generować dodatkowe koszty. Podobnie zresztą jak ewentualne błędy w obliczeniach. Warto pamiętać, że za nieumyślne pomyłki firma może obciążyć pracownika odpowiedzialnością o maksymalnej wartości równej trzykrotności jego wynagrodzenia.
Pozostaje jeszcze kwestia kontroli. Jeżeli ma się księgową na miejscu, z jednej strony zyskuje się większą kontrolę nad sposobem i dokładnością jej pracy, z drugiej – trzeba na tę kontrolę przeznaczyć własny czas.
Biuro rachunkowe – zalety i wady
Biuro rachunkowe z Radomia, tak samo jak z innych miast w całej Polsce, to rozwiązanie dla tych, którzy chcą skorzystać z usług firmy zewnętrznej i tym samym nie martwić się ani o rekrutację, ani o sprawy kadrowe związane z zatrudnianiem kolejnego pracownika.
Jakie są zalety zewnętrznego biura rachunkowego? Po pierwsze, nie trzeba się obawiać o terminowość i jakość zleconych usług. W umowie zawsze określa się zakres prac oraz termin ich wykonania. Po drugie, księgowy w Radomiu, Krakowie czy Lublinie zatrudniony w biurze rachunkowym powinien umożliwić klientowi stały wgląd w swoje działania. Zazwyczaj udostępnia się dokumenty on-line, a jednocześnie w razie potrzeby służy wiedzą i radą. Po trzecie, koszty takiej usługi mogą być niższe w porównaniu do kosztów wynagrodzenia pracownika etatowego. Po czwarte, w razie popełnienia błędu przez biuro rachunkowe, to ono ponosi odpowiedzialność. Przeważnie ewentualne kary zapisuje się w umowie.
A co z wadami? Za wadę można uznać konieczność samodzielnego dostarczania faktur i rachunków potrzebnych do dokonania rozliczeń oraz trudność związana z wyborem kompetentnego, doświadczonego i wiarygodnego biura rachunkowego.
