Osobiste stawiennictwo na zebraniu wspólników lub rady nadzorczej spółki nie zawsze jest możliwe. W czasach pandemii wręcz niebezpieczne. Nowa reguła prawna zmieniająca artykuły Kodeksu Spółek Handlowych pozwala na organizację zebrań wirtualnych – rada nadzorcza online powoli staje się standardem.
W jakiej formie może obradować rada nadzorcza?
Funkcjonowanie spółek kapitałowych oraz ich organów uregulowane są w Kodeksie Spółek Handlowych. Do 31 marca tego roku, mimo braku wyraźnych wskazań co do sposobu obrad, większość rad nadzorczych i zebrań wspólników obradowała w trybie stacjonarnym z wymogiem osobistej obecności członków organów. Te spółki, które w swoich umowach, statutach lub regulaminach rad nadzorczych wprowadziły zapis o możliwości obrad zdalnych mogły bez naruszania prawa w ten sposób pracować. Zmiana w KSH wprowadzona w ramach tak zwanej tarczy antykryzysowej mówi wprost o możliwości obradowania online i przeprowadzania głosowania w tym trybie – również tajnego. Zadaniem zwołujących i prowadzących obrady jest zapewnienie tajności oraz użycie takich rozwiązań technologicznych, które wszystkim uczestnikom dadzą równe prawo do pełnego uczestnictwa w posiedzeniu.
Rada nadzorcza online – technologia e-narady
Oprogramowanie do prowadzenia obrad oraz głosowań online jest już dostępne na rynku. Decyzję o zakupie warto podjąć we współpracy z producentem aplikacji – dobranie parametrów programu do warunków i wielkości spółki daje szansę na najwyższą optymalizację i wysokie walory użytkowe. Dzięki temu, rada nadzorcza online będzie możliwa do zorganizowania.
Co jest potrzebne, aby zwołać radę nadzorczą online?
Zwoływania zebrań za pomocą serwisów społecznościowych z racji słabych zabezpieczeń jest wysoce nieprofesjonalne. Zgodnie z KSH obrady rad nadzorczych są tajne, jeśli zwołujący zebranie nie dopilnuje tego, to podjęte uchwały mogą być kwestionowane i zaskarżane do sądu przez wspólników czy akcjonariuszy.
Dzięki profesjonalnym programom do rad nadzorczych online można:
• Uniknąć braku quorum,
• Zaoszczędzić czas i pieniądze na dojazd,
• Umożliwić udział w naradzie chorym lub objętych kwarantanną,
• Całkowicie bezpiecznie obradować i głosować w trybie tajnym,
• Przygotowywać program zebrania, listę obecności, treść uchwał,
• Analizować i raportować przebiegi zebrań i głosowań.
Producent aplikacji udziela nie tylko wsparcia technicznego – ze względu na rangę obrady rad nadzorczych online często wymagają pomocy prawnej. Oferta sprzedaży oprogramowania ma różne opcje, w tym pełen serwis prawniczy na każdym etapie przygotowywania obrad, prowadzenia zabrania, głosowania, analizowania przebiegu i wyniku obrad oraz głosowań.
Bezpieczne e-obradowanie zostało wymuszone pandemią. Użytkownicy aplikacji poza bezpieczeństwem biologicznym doceniają również inne jej walory i wielce prawdopodobne jest, że również bez rygoru sanitarnego posiedzenia rad nadzorczych online staną się zjawiskiem powszechnym i całkowicie wyprą formy tradycyjne.
