Sposobów tworzenia harmonogramów pracy jest bardzo dużo. Można zaklasyfikować firmy na dwie
grupy, które różnią się podejściem do tego jak grafik pracy ma wyglądać i jakie ma spełniać funkcje.
Pierwsza część to wszystkie przedsiębiorstwa, które mają świadomość, że plan czasu pracy jest
najważniejszym dokumentem w firmie, który jest narzędziem do tworzenia poziomu obsady do
sytuacji, jaka ma w niej miejsce i poza nią. Druga grupa to przedsiębiorstwa, które cechuje duża
rotacja pracowników oraz różne problemy kadrowe. Skupiają się one tylko i wyłącznie na
rozwiązywaniu symptomów, a nie na nieprawidłowościach w planowaniu czasu pracy.
Grafik pracy – popularne sposoby jego tworzenia
Jedną z najstarszych metod jest tworzenie grafików na kartce papieru. Było ono uzasadnione w
czasach kiedy nie było dostępu do innych narzędzi. To bardzo ryzykowna i czasochłonna praktyka.
Zaletą jest jej niski koszt i możliwość korzystania z grafiku niezależnie od dostępu do sieci. W trakcie
jego tworzenia trzeba być na bieżąco ze wszystkimi zmianami w Kodeksie Pracy, by był on zgodny z
prawem. Dokonanie jakichkolwiek zmian na tego typu harmonogramie jest ogromnie uciążliwe.
Innym sposobem jest program komputerowy MS Word, który ustawia grafik pracy w formie tabeli,
gdzie wpisuje się konkretne godziny pracy dla wszystkich pracowników. W tym programie łatwo
dokonać jakichkolwiek modyfikacji, wydruk grafiku jest bardzo czytelny i przejrzysty. Tak jak w
poprzednim przypadku podczas jego tworzenia znajomość przepisów jest niezbędna. Utrudnione jest
także udzielanie informacji o dokonanych zmianach oraz nie pozwala na błyskawiczne wprowadzenie
preferencji pracowników.
Harmonogramy tworzy się również w programie Excel. Grafiki tutaj łatwo można edytować i
dokonywanie zmian nie stanowi żadnego problemu. Jest on estetyczny, a dodatkowo posiada funkcję
obliczania godzin pracy. Niestety on również wymaga bardzo dobrej znajomości Kodeksu Pracy oraz
pakietu Excel. W tym przypadku obieg informacji o wprowadzonych zmianach jest niezwykle
powolny.
Arkusz w Google Docs to nieco nowocześniejszy sposób tworzenia harmonogramu pracy . Google
udostępnia usługi działające na podobnej zasadzie jak Excel, jednakże dostępny jest on w chmurze,
przez co ułatwia to na błyskawiczne zebranie preferencji pracowników. Następuje szybki obieg
informacji dotyczących zmian w grafiku. Wprowadzanie zmian i obliczanie czasu pracy jest
niezwykle proste. Niestety arkusz ten nie zwalnia z konieczności przepisów prawa pracy oraz nie jest
dostosowany do wymogów GIODO.
Współcześnie najpopularniejszą metodą tworzenia planów czasu pracy są programy dostępne on-line.
Jednym z nich jest Grafik Optymalny. Jako jedyny nie wymaga od osoby tworzącej grafik znajomości
Kodeksu Pracy. Jest on zgodny z wytycznymi GIODO. Optymalizacja grafiku jest bardzo łatwa i
umożliwia na automatyczne generowanie dodatkowych dokumentów.
Kto zajmuje się tworzeniem grafików pracy?
Kodeks Pracy jasno określa, iż to pracodawca ma obowiązek układać rozkład czasu pracy jeśli czas
pracy nie jest stały. Jednym z rozwiązań dopuszczanym przez przepisy prawa jest to, że pracownik
układa swój grafik. Musi to być uzgodnione z pracodawcą. Ma to zastosowanie w sytuacjach kiedy
godziny czasu pracy nie mają znaczenia dla przełożonego i praca nie jest uwarunkowana od
czynników zewnętrznych. Najczęściej ma to miejsce w branży IT i w branżach kreatywnych.
Innym rozwiązaniem tej sytuacji jest tworzenie grafiku przez planistę, czyli specjalnego eksperta od
planowania czasu pracy. Najczęściej jednak praktykuje się układanie harmonogramu przez
kierownika jednostki organizacyjnej.
