5 najważniejszych kwestii przy zawieraniu umów IT

Umów dotyczących projektów IT jest wiele. Różnią się one od siebie przede wszystkim przedmiotem umowy, a więc efektem tego co ma powstać w wyniku ich wykonania. Istnieją jednak pewne elementy wspólne takich umów, na które należy zwrócić uwagę, niezależnie od tego co jest ich przedmiotem. Poniżej przedstawiamy 5 najważniejszych kwestii przy zawieraniu umów IT, o które należy szczególnie zadbać.

Podpisanie umowy IT przez osoby do tego uprawnione

Jedną z najważniejszych kwestii przy zawieraniu umów IT jest zabezpieczenie kwestii podpisania umowy przez osobę uprawnioną. Ma to fundamentalne znaczenie dla ważności całej umowy. Najczęściej umowy IT podpisywane są pomiędzy spółkami. W celu określenia osoby uprawnionej do podpisania umowy IT najlepiej posłużyć się informacjami z Krajowego Rejestru Sądowego. Jest to rejestr publiczny, dostępny elektronicznie i bezpłatny. Znajdziesz go pod adresem: www.ekrs.ms.gov.pl.

Wykorzystując ten rejestr w łatwy i szybki sposób ustalisz organ uprawniony do reprezentacji spółki, sposób reprezentacji oraz członków reprezentacji. Warto pamiętać, że osobą uprawnioną do reprezentowania spółki może być także pełnomocnik, jeśli legitymuje się właściwym pełnomocnictwem od członków reprezentacji.

Istnieje wiele stron internetowych, które można pomylić z Krajowym Rejestrem Sądowym. Informacje z takich stron mogą nie być aktualne, dlatego ważne jest, żeby korzystać z rejestru znajdującego się pod adresem: www.ekrs.ms.gov.pl.

Przedmiot umowy IT

Określenie co na podstawie umowy ma powstać lub jakie czynności mają być wykonywane jest jednym z podstawowych postanowień umowy IT. Mogą nim być przykładowo wykonanie projektu IT lub aplikacji mobilnej, świadczenie określonych usług programistycznych, serwisowanie oprogramowania czy bodyleasing. Przedmiot umowy IT powinien zostać w miarę szczegółowo określony, aby nie było co do niego wątpliwości. Doświadczenie pokazuje, że jest to jeden z najczęstszych punktów spornych pomiędzy zamawiającym a wykonawcąNajczęściej zdarza się, że zamawiający żąda wykonania elementów, które nie zostały wprost przewidziane w przedmiocie umowy, a wykonawca chce tego robić, ponieważ nie przewidział tego w wycenie projektu IT. Warto zatem poświęcić trochę więcej czasu na doprecyzowanie przedmiotu umowy IT, aby uniknąć sporów w przyszłości, które potrafią trwać miesiącami.

Nierzadko zdarza się też, że zamawiający ma tylko ogólny koncept jakiego oprogramowania potrzebuje i nie posiada specjalistów, którzy pomogliby mu określić specyfikację tego oprogramowania. W takim przypadku najlepszym wyjściem jest zawarcie z potencjalnym wykonawcą umowy o analizę przedwdrożeniową, dzięki której powstanie specyfikacja mogąca stać się podstawą do złożenia oferty i zawarcia umowy wdrożeniowej. Jest to jeden z lepszych sposobów na uniknięcie sporów dotyczących przedmiotu umowy.

Prawa autorskie w umowie IT

Kością niezgody pomiędzy zamawiającym a wykonawcą bywają również prawa autorskie do wykonanych prac. Praktyka pokazuje, że strony umowy nie zawsze potrafią zadbać o swoje interesy w tym temacie. Często dzieje się tak, ponieważ wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że jeżeli poszczególne kwestie dotyczące prawa autorskiego nie zostaną uregulowane w umowie IT, wtedy stosujemy przepisy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 1994 r., które są korzystne przede wszystkim dla wykonawcy. W związku z tym to przede wszystkim zamawiającemu powinno zależeć na szczegółowym i dokładnym uregulowaniu tej tematyki w umowie.

Prawo autorskie jest jednym z podstawowych praw własności intelektualnej. Chroni ono stworzony utwór przed wykorzystaniem go przez inne osoby bez zgody właściciela. Takim utworem w umowach IT będzie przede wszystkim oprogramowanie oraz interfejs graficzny.

Prawa autorskie dzielą się na majątkowe i osobiste.Tylko prawa majątkowe podlegają zbyciu.  Osobistych praw autorskich nie można zbyć. Wynika to z ich natury, ponieważ chronią one więź twórcy z utworem. Do osobistych praw autorskich zaliczamy prawo do: (1) autorstwa utworu; (2) oznaczenia utworu swoim nazwiskiem lub pseudonimem albo do udostępniania go anonimowo; (3) nienaruszalności treści i formy utworu oraz jego rzetelnego wykorzystania; (4) decydowania o pierwszym udostępnieniu utworu publiczności; (5) nadzoru nad sposobem korzystania z utworu. Osobistych praw autorskich nie można zbyć, ale nabywca może zabezpieczyć się w inny sposób by móc w pełni swobodnie korzystać z utworu. Dlatego warto w umowie zawrzeć postanowienia o sposobie wykonywania osobistych praw autorskich przez twórcę. Najczęściej jest to zobowiązanie do powstrzymania się od wykonywania osobistych praw autorskich do utworu i upoważnienie nabywcy autorskich praw majątkowych do wykonywania praw osobistych w imieniu twórcy.

Umowy IT – co jeszcze warto wiedzieć?

Umowa powinna również zawierać wyraźne postanowienie o przeniesieniu praw. Jeśli takiego postanowienia nie ma, przyjmuje się, że twórca udzielił tylko licencji.

Umowa o przeniesieniu majątkowych praw autorskich musi zostać zawarta w formie pisemnej.  Warto pamiętać, że własnoręczny podpis można zastąpić kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis kwalifikowany można kupić tylko u certyfikowanego dostawcy. Ich listę znajdziesz na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Oznacza to, że nie może dojść do skutecznego przejścia praw autorskich na podstawie ustnych czy mailowych ustaleń, umowy podpisanej za pomocą aplikacji oferującej podpisy cyfrowe lub umowy zawierającej jedynie skan podpisu.

Umowa powinna wskazywać sposoby korzystania z utworu. Prawo te sposoby fachowo nazywa polami eksploatacji. Niewymienienie w umowie sposób korzystania z utworu naraża strony na niepotrzebne ryzyko uznania umowy za nieważną.  Przykładowe wyliczenie pól eksploatacji znajduje się w art. 50 i 74 ust. 4 ww. ustawy.

Jeśli w umowie IT nic nie ma na ten temat, stosujemy domyślnie zasadę, że majątkowe prawa autorskie przechodzą na nabywcę z chwilą przyjęcia utworu. Oczywiście strony w umowie IT mogą przyjąć inny moment przejścia praw. Dla wykonawcy z reguły najlepszym momentem jest zapłata wynagrodzenia za utwór. A więc dopóki zamawiający za niego nie zapłaci, nie może korzystać z utworu. Z kolei dla zamawiającego zazwyczaj takim momentem jest ustalenie (powstanie) utworu, a więc najwcześniejszy moment, kiedy autorskie prawa majątkowe mogą przejść na nabywcę.

Ważne jest także to, żeby zawrzeć w umowie zapis, że wskazane w umowie wynagrodzenie obejmuje wszystkie pola eksploatacji wymienione w umowie. W przeciwnym razie twórcy przysługuje odrębne wynagrodzenie za korzystanie z utworu na każdym odrębnym polu eksploatacji.

Nabycie autorskich praw majątkowych do utworu nie oznacza również automatycznego nabycia własności egzemplarza utworu, czyli nośnika, na którym znajduje się utwór. Dzieje się tak wtedy, jeżeli wynika to wyraźnie z umowy.

Dokonywanie twórczych zmian w utworze wymaga udzielenia przez twórcę zezwolenia na rozporządzanie i korzystanie z takich zmian. Wynika to z wyłącznego prawa twórcy na wykonywanie zależnego prawa autorskiego. W związku z tym niezbędnym elementem klauzuli dotyczącej przeniesienia praw autorskich w umowie IT jest uregulowanie kwestii praw zależnych, ponieważ w obecnych czasach trudno jest komercyjnie korzystać z utworu pierwotnego bez dokonywania w nim zmian.

Odpowiedzialność w umowie IT

Podstawową zasadą dotyczącą odpowiedzialności za wykonanie umowy jest zasada zgodnie, z którą każda ze stron umowy jest obowiązana do naprawienia szkody, która wynikła z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że nie ponosi za nie odpowiedzialności. Przykładowo zamawiający nie dostarczył wykonawcy materiałów niezbędnych do wykonania umowy IT lub wykonawca nie wykonał całości umówionego przedmiotu umowy w określonym terminie.

Zasada ta działa, jeśli strony jej nie zmodyfikują odpowiednim postanowieniem umownym. Modyfikacji można dokonać w dwóch kierunkach, rozszerzając lub ograniczając wyżej opisaną odpowiedzialność za wykonanie umowy. Najczęściej spotykanymi w umowach IT przykładami ograniczenia odpowiedzialności wykonawcy jest wyłączenie jego odpowiedzialności za utracone korzyści i odpowiedzialność do kwoty X, która zazwyczaj stanowi X-krotność wartości umowy IT.

Zmiany w umowie IT

W umowie IT warto określić procedurę zmiany umowy. Dotyczy to formy takiej zmiany i jej skutków. Najczęściej spotykanym zapisem w umowach IT jest forma pisemna pod rygorem nieważności. Doświadczenie pokazuje, że często taki zapis przyjmowany jest bezrefleksyjnie z dostępnych wzorców umów. A podczas wykonywania umowy strony dokonują jej zmian mailowo lub za pomocą skanów podpisów, ponieważ tak jest szybciej, prościej i wygodniej. Problem jednak w tym, że takie zmiany są nieważne. Później w trakcie sporu ten zapis jest często wykorzystywany przez jedną ze stron, która może odnieść z niego korzyść.

Warto więc każdorazowo zastanowić się w jaki sposób chcemy dokonywać zmian w umowie. Nie ma przeszkód, żeby dla różnych kategorii zmian przewidzieć różne formy i skutki zmiany umowy. Dla tych dotyczących kwestii fundamentalnych przewidzieć określoną formę pod rygorem nieważności, a dla pozostałych, mniej ważnych, formę dokumentową.

Wyżej poruszone kwestie mogą na początku wydawać się nieco skomplikowane, dlatego jeśli masz jakiekolwiek pytania, pisz śmiało. Z chęcią podzielimy się z Tobą naszą wiedzą i doświadczeniem!  Kancelaria Adwokacka Wachowski https://wachowskilaw.com/

5/5 - (4 votes)

Zostaw odpowiedź

Twoj adres e-mail nie bedzie opublikowany.