Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zasady dokumentowania sprzedaży znacząco się zmieniają. Przedsiębiorcy muszą nauczyć się wystawiać faktury w nowym, ustrukturyzowanym formacie. Wraz z KSeF rośnie zarówno ranga faktur zaliczkowych, jak i wymogi formalne stawiane wobec ich treści oraz obiegu w systemie. Sprawny program do fakturowania staje się tu nieocenioną pomocą, bo pozwala automatyzować procesy i zapewnia zgodność z wymaganiami systemu.
Czym jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie części zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru (z przewidzianymi przepisami wyjątkami). Zgodnie z aktualnymi przepisami, fakturę zaliczkową trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania zaliczki. Wyjątek stanowią sytuacje, w których w tym samym miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę, zrealizowano dostawę towaru lub wykonano usługę.
Faktury zaliczkowe są praktykowane w wielu branżach, w których rozrachunki mają charakter etapowy jak: budownictwo, projekty czy produkcja na zamówienie. Otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek podatkowy w VAT, dlatego prawidłowe udokumentowanie tej płatności jest istotne zarówno dla przedsiębiorcy, jak i urzędu skarbowego.
Wcześniej przedsiębiorcy mieli dużą swobodę – mogli wystawiać faktury zaliczkowe zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, sami decydując o ich wyglądzie i sposobie przekazywania kontrahentowi. Od czasu wprowadzenia obowiązkowego KSeF ta dowolność znika.
Jak KSeF zmienia proces wystawiania faktur zaliczkowych?
Po pierwsze, faktura zaliczkowa musi być ustrukturyzowanym dokumentem elektronicznym zgodnym ze schemą logiczną. To oznacza, że nie wystawisz jej już „z ręki” w dowolnym edytorze — potrzebujesz systemu zintegrowanego z KSeF.
Po drugie, uznanie dokumentu za wystawiony następuje dopiero przez jego przesłanie do KSeF i nadanie unikalnego identyfikatora, tzw. numeru KSeF. Ten numer staje się później punktem odniesienia dla wszystkich czynności dotyczących transakcji, zwłaszcza przy rozliczeniu w fakturze końcowej. Takie rozwiązanie zwiększa przejrzystość rozliczeń i minimalizuje ryzyko błędów.
Po trzecie, numeracja: niezależnie od wewnętrznej numeracji faktur, wiążący na gruncie rozliczeń i kontaktu z administracją jest numer KSeF.
Wreszcie, po czwarte — każda faktura zaliczkowa musi zawierać szczegółowe dane o zamówieniu lub umowie, do której odnosi się zaliczka. Wg schemy FA(3) w elemencie Zamówienie trzeba podać wartość całego zamówienia, a dla poszczególnych pozycji zamówienia można podać m.in: Nazwę towaru/usługi, Indeks, Kod GTIN, PKWiU, Symbol CN, Symbol PKOB, J.m., Ilość, Cenę jednostkową netto, Wartość netto, Kwotę VAT, Stawkę VAT, Symbol GTU, Procedurę, Akcyzę w cenie.
Co zmienia się przy wystawianiu faktur końcowych (rozliczających) w KSeF?
Faktura rozliczająca całą transakcję musi odnosić się do wcześniejszych zaliczek. W realiach KSeF trzeba wskazać numery KSeF wszystkich faktur zaliczkowych, które są rozliczane. Wartość faktury rozliczającej powinna równać się wartości wszystkich uwzględnionych w niej towarów i usług pomniejszonej o łączną wartość rozliczanych zaliczek. Co więcej, uzupełnienie wybranych pól struktury powoduje, że inne pola stają się wymagane, a system automatycznie „pilnuje” prawidłowości wypełnienia pól fakultatywnych.
Automatyzacja procesu i korzyści dla firm
Nowe wymogi mogą wydawać się skomplikowane, ale w praktyce otwierają drogę do automatyzacji i uporządkowania procesów finansowych. Aplikacja CONTsup spełnia te wymagania, udostępniając nowoczesne rozwiązanie zgodne z KSeF, które umożliwia prawidłowe wystawianie faktur według obowiązujących przepisów.
W CONTsup:
- wprowadzisz wszystkie wymagane przez KSeF informacje o kontrakcie lub zamówieniu w prosty sposób;
- faktury zaliczkowe wystawiane w ramach kontraktów lub zamówień są automatycznie sprawdzane pod kątem łącznej kwoty zaliczek, a system sam rozdziela kwotę na odpowiednie stawki VAT;
- wszystkie faktury zaliczkowe są właściwie rejestrowane, dzięki czemu faktury końcowe wysyłane do KSeF zawierają ich poprawne numery;
- każdy kontrakt lub zamówienie zawiera pełen podgląd: wystawionych w nim faktur, postępu rozliczania zaliczek oraz postępu fakturowania całej wartości kontraktu lub jego poszczególnych pozycji;
- wbudowane mechanizmy dbają o zgodność faktur z kontraktem – zarówno pod względem pozycji, ilości, jak i postępu rozliczeń – a w razie nieprawidłowości system natychmiast informuje użytkownika o koniecznych korektach;
- alerty przypominają o niezamkniętych kontraktach oraz nierozliczonych zaliczkach, dzięki czemu nic nie umknie uwadze.
Podsumowanie
KSeF wprowadził jednolity, cyfrowy model wystawiania faktur, który obejmuje także zaliczki i ich rozliczanie. Choć początkowo wymogi mogą wydawać się rygorystyczne, w dłuższej perspektywie pozwalają lepiej zarządzać sprzedażą i przepływami finansowymi.
Przedsiębiorcy, którzy dostosują swoje procedury do nowych wymogów, mogą liczyć na większą przejrzystość i kontrolę nad rozliczeniami. W tym procesie dużą rolę odgrywa odpowiednie oprogramowanie. Zintegrowany z KSeF program do zarządzania finansami firmy pozwala obsłużyć wszystkie etapy – od utworzenia zamówienia, przez zaliczki, aż po końcowe rozliczenie – zapewniając zgodność z przepisami i większą efektywność działania.
